Automatyzacja procesów
dla firm z Konina

Jeśli ktoś w Twojej firmie codziennie przepisuje dane z maila do Excela, z Excela do systemu, a potem raz w tygodniu składa z tego raport — to nie jest praca. To jest koszt, który da się usunąć w kilka dni.

Jesteśmy z Konina. Automatyzujemy procesy w firmach produkcyjnych, transportowych, handlowych i usługowych z Konina, powiatu konińskiego oraz okolic — Słupcy, Turku, Koła i Kleczewa. Budujemy też aplikacje webowe, kiedy automatyzacja to za mało i potrzebny jest własny system.

Umów bezpłatną analizę procesu Od czego zaczynamy

Scenariusze

Od czego zwykle zaczynamy

Nie zaczynamy od wdrożenia całej firmy. Zaczynamy od jednego procesu, który boli najbardziej — żebyś zobaczył efekt, zanim zdecydujesz o czymkolwiek większym. Poniżej pięć sytuacji, które w regionie spotykamy najczęściej.

Transport i spedycja: zlecenia przepisywane z maili

Jak jest: zlecenia przychodzą mailem, w PDF-ie albo w treści wiadomości. Ktoś je otwiera, przepisuje do arkusza albo do systemu TMS, zakłada teczkę, wysyła potwierdzenie. Przy kilkudziesięciu zleceniach dziennie to etat sam w sobie — i miejsce, w którym najłatwiej o literówkę w numerze zlecenia.

Co robimy: automat czyta skrzynkę, wyciąga dane ze zlecenia (także z PDF-a), zakłada wpis w systemie, generuje potwierdzenie i odsyła je klientowi. Gdy czegoś brakuje — zamiast zgadywać, wrzuca sprawę na listę do ręcznej weryfikacji.

Typowy efekt: 4–8 godzin tygodniowo mniej przy jednej osobie obsługującej zlecenia.

Produkcja: raporty składane ręcznie z kilku źródeł

Jak jest: dane o produkcji są w jednym miejscu, o brakach w drugim, o zamówieniach w trzecim. Raz w tygodniu ktoś siada i skleja z tego raport dla zarządu. Raport jest gotowy w czwartek i opisuje stan z poniedziałku.

Co robimy: automat pobiera dane ze wszystkich źródeł, składa raport i wysyła go o ustalonej godzinie — mailem, na Slacka albo jako dashboard, do którego wchodzisz, kiedy chcesz. Bez czekania na czwartek.

Typowy efekt: 3–6 godzin tygodniowo mniej i raport, który jest aktualny, a nie historyczny.

Handel i hurtownie: zamówienia, faktury, stany magazynowe

Jak jest: zamówienie przychodzi mailem albo telefonicznie, ktoś wystawia fakturę, ktoś inny sprawdza stan magazynu, a klient dzwoni z pytaniem, czy towar wyszedł.

Co robimy: spinamy sklep, magazyn i system fakturowy tak, żeby zamówienie przechodziło przez wszystkie etapy samo, a klient dostawał powiadomienie na każdym z nich. Integrujemy się z polskimi systemami — Subiekt, Comarch, wFirma, Fakturownia — przez API albo przez plik, jeśli API nie ma.

Typowy efekt: mniej telefonów „gdzie moje zamówienie" i koniec z ręcznym pilnowaniem stanów.

Gabinety i kliniki: rejestracja, przypomnienia, dokumenty

Jak jest: telefon dzwoni w trakcie wizyty, przypomnienia wysyła się z palca albo wcale, a pacjent, który nie przyszedł, to godzina, której nikt nie odzyska.

Co robimy: automatyczne przypomnienia SMS i mailowe przed wizytą, potwierdzanie terminu jednym kliknięciem, formularze wypełniane przed wizytą zamiast w poczekalni. Chatbot odpowiada na pytania o godziny przyjęć i przygotowanie do badania — czyli na większość tego, o co dzwonią pacjenci.

Typowy efekt: wyraźnie mniej nieodwołanych nieobecności i spokojniejsza rejestracja.

Biura rachunkowe i HR: dokumenty, które trzeba opisać i wprowadzić

Jak jest: klient przysyła fakturę mailem albo zdjęciem, ktoś ją opisuje, wprowadza i archiwizuje. Przy kilkuset dokumentach miesięcznie to praca, która nie wymaga myślenia, ale wymaga czasu.

Co robimy: automat odbiera dokument, odczytuje z niego dane, wstępnie klasyfikuje i wrzuca do systemu wraz z załącznikiem. Człowiek zatwierdza zamiast przepisywać.

Typowy efekt: 5–10 godzin miesięcznie na każde 200 dokumentów.

Nie widzisz tu swojego procesu? To normalne — automatyzacja rzadko wygląda tak samo w dwóch firmach. Opisz, co robicie ręcznie, a powiemy w ciągu jednego dnia, czy da się to zautomatyzować i mniej więcej ile to kosztuje.

Opisz swój proces

Zakres

Co dokładnie automatyzujemy

Narzędziowo pracujemy w n8n (najczęściej, bo można postawić je na własnym serwerze — dane nie wychodzą poza firmę), Make oraz na własnych integracjach w Node.js tam, gdzie gotowe klocki nie wystarczają.

Powiadomienia i e-maile — automatyczne wiadomości do klientów i zespołu, wysyłane wtedy, kiedy trzeba
Workflow i procesy — obieg dokumentów, akceptacje, zadania przydzielane bez pilnowania
Integracje API — spinanie systemów, które ze sobą nie rozmawiają, także starszych
Raporty i dashboardy — dane, które składają się same i są aktualne
Boty i skrypty — pobieranie danych, przetwarzanie plików, powtarzalne operacje
Chatboty i agenci AI — obsługa najczęstszych pytań bez angażowania człowieka

Szczegóły każdego z tych obszarów opisaliśmy na stronie automatyzacja procesów i agenci AI.

Aplikacje

Kiedy automatyzacja nie wystarczy: aplikacje webowe

Czasem problemem nie jest to, że coś trzeba przeklikać, tylko że nie ma czym. Firma pracuje na arkuszu, który rozrósł się do rozmiaru systemu, albo na programie sprzed piętnastu lat, którego nikt już nie rozwija.

Wtedy budujemy aplikację: panel do zarządzania zleceniami, system dla magazynu, portal dla klientów, sklep. Pracujemy w Vue 3 i Nuxt — jednej technologii, ale opanowanej na tyle dobrze, że nie uczymy się na Twoim projekcie. Kod, repozytorium i dostępy są Twoje od pierwszego dnia.

Więcej: aplikacje webowe Vue 3 i Nuxt.

Nie robimy stron na WordPressie. Jeśli potrzebujesz prostej wizytówki, WordPress będzie tańszy i powiemy Ci to wprost, zamiast sprzedawać Ci aplikację, której nie potrzebujesz.

Widoczność

Żeby Was znaleźli: SEO i widoczność w AI

Przy okazji wdrożeń zajmujemy się też tym, czy stronę firmy widać — w Google i w odpowiedziach modeli AI, do których coraz częściej trafiają pytania „kto w okolicy robi X". To ta sama robota co optymalizacja aplikacji: szybkość, dane strukturalne, poprawna indeksacja.

Więcej: techniczne SEO i GEO.

Lokalnie

Dlaczego to, że jesteśmy z Konina, ma znaczenie

Aplikację można napisać zdalnie z dowolnego miejsca. Automatyzację — dużo trudniej, bo najpierw trzeba zobaczyć, jak proces naprawdę wygląda.

Bo proces w firmie rzadko wygląda tak, jak w opisie. Na papierze zamówienie idzie przez trzy kroki. Na miejscu okazuje się, że jest jeszcze czwarty — zeszyt przy biurku, w którym pani Basia notuje wyjątki. Automatyzacja, która o tym nie wie, wywróci się w pierwszym tygodniu. Godzina na miejscu oszczędza tydzień poprawek.

Bo wdrożenie to też ludzie. Zespół, który zobaczył, jak automat działa, i mógł zadać pytania na żywo, korzysta z niego. Zespół, który dostał maila z instrukcją, zwykle wraca do Excela.

Bo jesteśmy w tej samej strefie czasowej i pół godziny drogi. Gdy coś przestaje działać w czwartek o 15:00, nie czekasz na odpowiedź z innego kraju.

Z firmami z Konina, Słupcy, Turku, Koła i Kleczewa spotykamy się na żywo — zwłaszcza przy pierwszym mapowaniu procesu i przy uruchomieniu. Resztę prowadzimy zdalnie, żeby nie płacić za dojazdy tam, gdzie wystarczy rozmowa.

Proces

Jak wygląda współpraca

Rozmowa i analiza procesu — bezpłatnie

Pokazujesz, co dziś robi się ręcznie. My mówimy, co da się zautomatyzować, czego nie warto i mniej więcej ile to kosztuje. Bez zobowiązań i bez prezentacji na czterdzieści slajdów.

Prototyp jednego procesu

Wybieramy ten, który najbardziej boli, i budujemy go pierwszy. Zobaczysz działający automat, zanim zdecydujesz o reszcie.

Wdrożenie i przekazanie

Automat trafia na produkcję — na nasz serwer albo na Twój, jak wolisz. Zespół dostaje krótkie szkolenie i dokumentację napisaną po ludzku.

Opieka albo samodzielność

Możemy pilnować i rozwijać, ale nie musimy. Wszystko jest opisane tak, żeby ktoś inny mógł to przejąć. Nie trzymamy klientów przy sobie brakiem dostępu do ich własnych rozwiązań.

Start: zwykle w ciągu dwóch tygodni od pierwszej rozmowy. Jeśli proces jest prosty i pilny — szybciej.

Cennik

Ile to kosztuje

Nie odpowiemy „to zależy", bo to nie jest odpowiedź. Poniżej realne widełki — po analizie procesu podajemy konkretną kwotę i się jej trzymamy.

Zakres	Cena	Czas
Analiza procesu i wycena	bezpłatnie	1–3 dni
Pojedynczy automat — jeden proces, gotowe integracje (np. odczyt zleceń z maila i wpis do systemu)	1 800 – 3 500 zł	3–10 dni
Automat z logiką — kilka systemów, warunki, obsługa błędów, powiadomienia o awarii	3 500 – 8 000 zł	2–4 tygodnie
Chatbot lub agent AI — obsługa najczęstszych pytań na podstawie Waszych materiałów	od 4 000 zł	2–5 tygodni
Utrzymanie i rozwój	250 – 600 zł/mies. albo 130 zł/h po fakcie	—

Co decyduje o tym, gdzie w widełkach wyląduje Twój projekt

Liczba systemów do spięcia. Dwa to standard. Pięć to już projekt integracyjny.
Czy system ma API. Jeśli tak — spinamy się bezpośrednio. Jeśli nie, ale eksportuje pliki albo wysyła maile — da się, tylko dłużej.
Co się dzieje, gdy coś pójdzie nie tak. Automat, który przy błędzie po prostu staje, jest tańszy od takiego, który sam ponawia, zgłasza i loguje. Przy procesach krytycznych to drugie nie jest opcjonalne.
Wolumen. Trzydzieści dokumentów dziennie i trzy tysiące to dwie różne architektury.
Wymagania dotyczące danych. Wszystko na Waszym serwerze, bez wychodzenia poza firmę, to trochę więcej pracy przy wdrożeniu — i zwykle warto.

Koszt infrastruktury dochodzi osobno, ale jest symboliczny: n8n na własnym serwerze to rząd wielkości kilkudziesięciu złotych miesięcznie.

Dla porównania: godzina pracy pracownika biurowego to koszt rzędu 60–80 zł. Proces zjadający 5 godzin tygodniowo kosztuje firmę ponad 1 200 zł miesięcznie — czyli tyle, ile jednorazowe wdrożenie automatu, który go usuwa.

FAQ

Najczęstsze pytania

Czy pracujecie tylko z firmami z Konina?

Nie. Konin to nasza baza, ale większość projektów prowadzimy zdalnie — w całej Polsce i dla klientów zagranicznych. Lokalizacja jest wygodą, nie warunkiem.

Czy automatyzacja ma sens w małej firmie?

Zwykle tak, i to bardziej niż w dużej. Im mniejszy zespół, tym mocniej boli godzina zjedzona przez przepisywanie danych — bo nie ma jej komu oddać. Zaczynamy od jednego procesu, żeby efekt był widoczny przed decyzją o czymkolwiek większym.

Czy automatyzacja zastąpi moich pracowników?

Nie o to chodzi i szczerze — rzadko tak się kończy. Automat przejmuje mechaniczną część: przepisywanie, przeklejanie, wysyłanie tego samego maila po raz setny. Ludzie zostają przy tym, co wymaga decyzji.

Czy to zadziała z naszym systemem?

Zwykle tak. Jeśli system ma API — spinamy się bezpośrednio. Jeśli nie ma, ale eksportuje pliki albo wysyła maile — pracujemy na tym. Jedyny przypadek, w którym mówimy „nie da się", to system całkowicie zamknięty, bez żadnego wyjścia danych na zewnątrz. Sprawdzenie tego zajmuje jeden dzień.

Czy nasze dane będą bezpieczne?

n8n stawiamy na serwerze, który wskażesz — może być Twój. Dane nie muszą wychodzić poza firmę ani poza Unię. Przy rozwiązaniach z AI mówimy wprost, co i dokąd jest wysyłane, zanim cokolwiek uruchomimy.

Czy mogę zobaczyć, jak to działa, przed decyzją?

Tak. Prototyp jednego procesu jest po to, żebyś ocenił coś działającego, a nie opis w ofercie.

Jak szybko można zacząć?

Analizę procesu robimy zwykle w ciągu kilku dni od zgłoszenia, a start wdrożenia — w ciągu dwóch tygodni od pierwszej rozmowy. Przy prostych automatach bywa szybciej.

Ile to kosztuje?

Pojedynczy automat to 1 800–3 500 zł, proces z rozbudowaną logiką i kilkoma systemami 3 500–8 000 zł. Analiza i wycena są bezpłatne, a podana kwota jest wiążąca po naszej stronie.

Zacznijmy od jednego procesu

Opisz, co w Twojej firmie robi się dziś ręcznie. Odpowiadamy w ciągu jednego dnia roboczego — także po to, żeby powiedzieć „tego nie warto automatyzować", jeśli tak uważamy.

Konin, Wielkopolska i zdalnie w całej Polsce.

Umów bezpłatną analizę procesu